La Selección de proveedores es uno de los temas más importantes para lograr que un proyecto sea exitoso.
A continuación describo los pasos que se deben realizar en una selección de proveedores de un proyecto. La decisión sobre cuales de los pasos realizar o no depende del criterio de quien realiza el proceso y el costo y el impacto del proyecto.
1. Define los criterios de selección.
Lo primero es definir los criterios que se utilizarán para seleccionar los proveedores.
En general los mejores proveedores son aquellos que llevan mas tiempo en el mercado, tienen una buena solidez financiera, y cuentan con el personal mas experimentado. En ese orden de ideas se pueden definir criterios de selección con base en:
- Años en el mercado y solidez financiera de la empresa proponente
- Experiencia de la empresa proponente en la producción de los servicios y productos requeridos.
- Experiencia del equipo asignado para el proyecto.
- Cumplimiento de los requerimientos de negocio y entregables solicitados
- Tiempo para la entrega de los productos y servicios
- Costos de los servicios y productos requeridos
- Etc.
A continuación presento una tabla de ejemplo para evaluación de proveedores. Los puntajes se dan de acuerdo a la importancia de cada criterio y esto depende de cada empresa.
Tabla 1. Ejemplo de criterios de selección.
2. Requisitos Habilitantes.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de unos requisitos mínimos se pueden definir requisitos habilitantes. Un requisito habilitante es un requisito que si no se cumple impedirá la participación del proponente en el proceso de selección. A continuación algunos ejemplos:
- La empresa proponente deberá tener más de 5 años contados desde su constitución
- La empresa proponente deberá tener activos de mas de USD 1,000,000 a la fecha de la presentación de la propuesta
- La empresa proponente deberá certificar como mínimo 3 contratos con un objeto similar al que trata el proceso de contratación por un monto no menor a USD 150,000.
3. Solicitud de información y Solicitud de propuestas.
3.1 Solicitud de información
Prepara un documento de solicitud de información (RFI por sus siglas en ingles) en el que se presente el proyecto y los requerimientos e inquietudes a los posibles proveedores. Este documento se envía a un número relativamente grande de posibles proponentes.
Con base en la respuesta de estos reduce el número de posibles proponentes ( Normalmente no mas de 5).
3.2 Solicitud de propuestas
Prepara un documento de solicitud de propuestas (RFP por sus siglas en ingles).
Este documento debe contener la siguiente información:
- Título del RFP
- Objetivo del RFP
- Antecedentes que motivaron el proceso de contratación de productos y/o servicios de que trata el RFP.
- Descripción de la compañía contratante.
- Objetivos del proyecto
- Procesos de negocio que requieren el producto o servicio
- Requerimientos de negocio[1]
- Alcance de los productos o servicios que se están contratando
- Entregables a producir
- Lugar de prestación de los servicios o entrega de los productos
- Metodologías que se deben utilizar para la elaboración de los productos y servicios
- Lenguaje de trabajo
- Estructura y formatos para la presentación de la propuesta (Técnica y económica)
- Documentos que se deben anexar a la propuesta
- Cronograma de selección y adjudicación
- Mecanismo para comunicación y solicitud de información y aclaraciones.
- Modalidad de contratación.
- Costos asociados a la elaboración de la propuesta
- Garantías y Pólizas
De acuerdo con la agenda del proceso de contratación recibe a los proponentes para que presenten sus propuestas y realicen demostraciones (Si aplica).
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[1] Para información sobre levantamiento de requerimientos ver sección 5 del documento 10 pasos para que su proyecto sea
exitoso.
4. Evaluación de propuestas.
Visita o contacta a clientes de referencia y obtén información sobre la calidad de los productos y servicios que proveen las empresas proponentes. Este paso es de la mayor importancia.
Recibe y analiza las propuestas con base en los criterios de selección y prepara un cuadro comparativo de las diferentes propuestas asignando puntajes a los diferentes criterios. A continuación se muestra un ejemplo.
Tabla 2. Ejemplo de criterios de selección diligenciada.
Es importante que el análisis de los proveedores no solo sea cuantitativo. Por ejemplo en la evaluación presentada el proveedor número 1 presenta el mayor puntaje sin embargo tiene la menor solidez financiera[1], obtuvo el mas bajo puntaje al referenciarlo con otros clientes y es el que mostró menores funcionalidades durante la demostración del producto. Obtiene un alto puntaje por referencias escritas de proyectos y por ofrecer el menor costo en su propuesta. Las referencias escritas se contradicen con el proceso de referenciación directa y presenta la menor solidez financiera por lo tanto es necesario analizar a fondo antes de pensar en contratar con este proveedor.
Preselecciona dos proveedores y negocia costos y condiciones con estos haciéndoles saber que existe otro preseleccionado.
5. Decisión
Con base en la evaluación de las propuestas toma la decisión que mejor convenga a los intereses de la empresa y el proyecto.
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[1] La solidez financiera de una empresa nunca debe ser subestimada. En un proceso de selección tuve una empresa que presentaba una buena propuesta técnica pero cuyos indicadores financieros no eran buenos por lo que fue descartada. La empresa se quebró dos meses después.
