La definición de las metas y objetivos es el primer paso para la elaboración de un proyecto y sienta las bases del mismo por lo tanto es una tarea clave que no puede ser tomada a la ligera.
Tener metas y objetivos claros te permitirá tomar decisiones durante todo el proyecto y te ayudarán a mantener el norte.
En este articulo te compartiremos información que te ayudará a sentar las bases para mejorar las probabilidades de éxito de tu proyecto.
1. Formulación de Metas y Objetivos.
Se deben formular de la siguiente manera:
- Utilizando un lenguaje concreto y sencillo.
- Deben ser medibles por lo tanto se deben definir en función de una métrica (variable medible) y una medida (el valor que debe tomar la métrica para alcanzar el objetivo.
- El cumplimiento del objetivo debe definirse en el tiempo es decir debe definirse claramente cuando (en un mes, en un año, en una fecha) debe ser alcanzado.
A continuación se presentan algunos ejemplos:
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Métrica |
Medida |
Objetivo |
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Tiempo |
5% |
Reducción del 5 % en el tiempo requerido para despachar un pedido al cliente dentro de los 3 meses después de la implementación del proyecto. |
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Nivel de ingresos |
500 Mil dólares |
Incrementar las ventas de la compañía en 500 mil dólares en el siguiente año de implementación del software CRM. |
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Rotación de inventario |
5 días |
Disminuir en 5 días la rotación de inventario a partir del cuarto mes de la implementación del proyecto. |
2. Medición del logro de los resultados del proyecto mediante KPIs
Una vez hayan cumplido el tiempo definido para el logro de los objetivos se deben medir los valores reales alcanzados para las métricas definidas y determinar si ha habido variaciones.
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Métrica |
Medida |
Objetivo |
Valor real |
Variación |
|
tiempo |
% |
Reducción del 5 % en el tiempo requerido para despachar un pedido al cliente dentro de los 3 meses después de la implementación del proyecto. |
4% |
-1% |
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Nivel de ingresos |
Miles de dólares |
Incrementar las ventas de la compañía en 500 mil dólares en el siguiente año de implementación del software CRM. |
675 mil dólares |
+ 175 mil dólares |
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Rotación de inventario |
Días |
Disminuir en 5 días la rotación de inventario a partir del cuarto mes de la implementación del proyecto. |
5 días |
0 días |
Variaciones negativas:
Las variaciones negativas muestran que no se ha logrado el objetivo.
En este caso:
- Es necesario revisar la causa raíz por la cual no se ha logrado y definir un plan de acción para lograr su cumplimiento.
- Una vez se ha implementado el plan es necesario volver a medir los valores reales alcanzados por las métricas para verificar el cumplimiento de los objetivos.
- Es de particular importancia analizar las causas por las que no se logró y documentarlo dentro de las lecciones aprendidas del proyecto con el fin de definir acciones que eviten que las circunstancias o decisiones que llevaron al no cumplimiento de los objetivos se repitan en otros proyectos.
Sin Variación:
Si no hay variación significa que se cumplió el objetivo
Variaciones positivas:
Las variaciones positivas muestran que se ha excedido el objetivo.
En este caso:
- Por extraño que parezca si se exceden los objetivos es necesario analizar la causa de este exceso. Por ejemplo se pudo haber sido demasiado conservador a la hora de definir el objetivo y esto se debe corregir hacia el futuro.
- Si la razón de la variación positiva no fue la anteriormente mencionada se debe analizar como se logró este resultado y documentar dentro de las lecciones aprendidas del proyecto las circunstancias o decisiones que llevaron a exceder el objetivo.
Autor : Juan David Castañeda Sánchez
Sobre el autor:
El Sr. Castañeda es Ingeniero Electricista de la Universidad Nacional de Colombia y Especialista en administración de la Universidad ICESI. Cuenta con más de veinte años de experiencia en estructuración, selección de proveedores, contratación y gerencia de proyectos en entidades del sector público y empresas privadas en Colombia, Bolivia, Brasil, Ecuador, Panamá , Perú y Venezuela.
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