La Gestión de integración del proyecto comprende las actividades, procesos, documentos y herramientas necesarios para definir, planear, producir los entregables, monitorear y controlar, gestionar los requerimientos de cambio y realizar el cierre de las fases o del proyecto.
1. Prepara el Project Charter.
El Project Charter (link articulo project charter) es el documento que autoriza la realización del proyecto y compromete los recursos necesarios para implementarlo.
2. Prepara el Plan de Gestión del Proyecto.
Define e implementa un plan para gestión del proyecto ( Project Management Plan) que definirá como se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto.
En la elaboración del plan es necesario tener en cuenta elementos que pueden afectar el desarrollo del proyecto como: Estándares y normas gubernamentales, políticas, cultura y estilo de gerencia de la empresa en la que se desarrolla el proyecto, infraestructura disponible y políticas de gestión de personal. Junto con la información anterior la información base para elaborar el plan de gestión de proyecto se utiliza la información contenida en el Project Charter.
El plan de gestión de proyecto integra los siguientes planes:
- Plan de gestión del alcance: Este explica como se planeará, validará y controlará el alcance del proyecto.
- Plan de gestión de tiempo: Este explica como se planeará y controlará el cumplimiento en el tiempo del plan de proyecto
- Plan de gestión de costos : Este explica como se planeará y controlará el presupuesto del proyecto.
- Plan de gestión de calidad: Este explica como se planeará la gestión de calidad y como se manejarán el control y el aseguramiento de la calidad del proyecto.
- Plan de Gestión de Recursos Humanos: Este explica como gestionará, evaluará y mantendrá motivado al equipo humano del proyecto.
- Plan de comunicaciones: Este explica como se planearán, gestionarán y controlarán las comunicaciones dentro del proyecto.
- Plan de gestión de riesgos: Este explica como se planeará la gestión de riesgos y como se controlarán los riesgos del proyecto.
- Plan de gestión de Procura: Este explica como se planeará, controlará y cerrarán todos los procesos y actividades necesarios para garantizar que los recursos, productos y servicios requeridos por el proyecto estén disponibles a tiempo, con la calidad requerida y dentro de los costos definidos en el presupuesto del proyecto.
- Plan de gestión de Interesados en el proyecto (Stakeholders): Este explica como se planeará la gestión de interesados y se definirán, implementarán y controlarán las estrategias para aumentar la favorabilidad del proyecto dentro de los interesados en el proyecto.
Dentro del plan de gestión del proyecto también quedan consignados el plan para mejora de los procesos del proyecto, el plan de gestión de requerimientos, el presupuesto base del proyecto y el cronograma de línea base del proyecto.
El Plan de Gestión del proyecto no es un documento estático por lo que deberá actualizarse periódicamente en la medida que el proyecto lo requiera.
3. Dirige, maneja, monitorea y controla el trabajo del proyecto.
El objetivo de un proyecto es producir productos o servicios que requiere la organización patrocinadora del mismo. A estos se les conoce como entregables. Por lo tanto una vez se ha definido que existe un proyecto y se le han asignado los recursos necesarios para llevarlo a cabo (Project Charter) y se ha definido como se planearán, monitorearán y controlarán los diferentes elementos del proyecto ( Plan de Gestión del Proyecto) es necesario realizar las tareas, actividades y paquetes de trabajo necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto y producir los entregables acordados.
Entre otras deben realizarse las siguientes tareas :
- Mantener al equipo de trabajo motivado y focalizado en la producción de entregables a tiempo, dentro de los costos planeados y con la calidad planeada.
- Obtener y gestionar todos los recursos necesarios para que estén disponibles a tiempo y con la calidad requerida.
- Implementar las metodologías y estándares de acuerdo al plan de proyecto.
- Establecer y controlar las comunicaciones con el equipo de proyecto y los interesados tanto internos como externos.
- Generar información sobre el desempeño del proyecto asociada a cumplimiento en la producción de entregables, cronograma, costos, y calidad con el fin de producir informes que permitan establecer el estado del proyecto, detectar desviaciones e implementar acciones que permitan mantener el proyecto controlado.
- En caso de que se detecten nuevos requerimientos estos se deben presentar como solicitudes de cambio para que sean autorizados o negados por el comité de control de cambios. Para los cambios que se aprueben, es necesario incluir dentro del alcance los nuevos entregables asociados a estos y definir los recursos necesarios para completar las tareas y el tiempo necesario para realizarlas. Esto debe verse reflejado en los documentos asociados a la gestión de alcance, costos, tiempo, procura y calidad del proyecto.
- Realizar un seguimiento a los riesgos identificados, detectar nuevos riesgos , definir acciones para gestionar los riesgos y cerrar riesgos que se considere que no son relevantes bajo las condiciones del proyecto.
- Analizar los requerimientos de bienes y servicios del proyecto y coordinar con los proveedores para que estos sean entregados a tiempo y con la calidad requerida.
- Analizar la actitud hacia el proyecto de los diferentes interesados y realizar acciones tendientes a mejorar la actitud de estos hacia el proyecto.
- Recoger y documentar lecciones aprendidas
- Identificar, analizar, autorizar e implementar mejoras en los procesos del proyecto.
- Documentar los cambios realizados en el Plan de gestión del proyecto y en sus documentos asociados.
- Lograr la aceptación de los entregables que vaya produciendo el proyecto mediante documentos formales como actas firmadas por quienes reciben el entregable y de acuerdo a los criterios definidos en el procedimiento de aceptación de entregables.
4. Cierra la fase o proyecto.
Una vez se hayan preparado la totalidad de entregables de la fase o proyecto realiza un cierre formal.
Este cierre puede realizarse en una reunión de cierre de fase o proyecto en la que se presente el balance de los entregables preparados y aceptados. Al final de la reunión se debe formalizar el cierre mediante la firma de un acta de cierre de fase o del proyecto.
Autor : Juan David Castañeda Sánchez
Sobre el autor:
El Sr. Castañeda es Ingeniero Electricista de la Universidad Nacional de Colombia y Especialista en administración de la Universidad ICESI. Cuenta con más de veinte años de experiencia en estructuración, selección de proveedores, contratación y gerencia de proyectos en entidades del sector público y empresas privadas en Colombia, Bolivia, Brasil, Ecuador, Panamá , Perú y Venezuela.
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