Te ha pasado que debes contratar a un proveedor pero no sabes cómo hacerlo
Un buen contrato es una herramienta fundamental porque permite documentar las obligaciones y responsabilidades de las partes involucradas.
En este articulo te guiaremos paso a paso en la creación de un contrato que te permita ejecutar tu proyecto de manera exitosa:
1. Preparación y firma del contrato.
A continuación describo los principales elementos que en mi experiencia debe tener un contrato.
- Objetivo: Este debe describir de la manera mas clara y sucinta posible los objetivos que se pretenden realizar con el proyecto
- Modalidad de contratación: Esta depende de varios factores y del tipo de servicios a contratar pero en general y si se han definido claramente los objetivos del proyecto y documentado claramente los requerimientos y entregables[1] recomiendo realizar una contratación a costo fijo.
- Entregables : En un anexo del contrato deben quedar claramente documentados los entregables que deberá producir el contratista y los criterios de aceptación de los mismos.
- Obligaciones del contratista: Descritas de la manera mas clara posible.
- Obligaciones del contratante: Descritas de la manera mas clara posible.
- Valor del contrato: Es el valor a pagar por los productos y servicios que suministrará el contratista.
- Forma de pago: Recomiendo que los pagos estén condicionados a la producción y aceptación de entregables y que haya un pago final que dependa del logro de los objetivos del proyecto.
- Plazo del contrato: Es el tiempo que tendrá vigencia el contrato y esta asociado al tiempo necesario para ejecutar el proyecto. Recomiendo adicionar unos meses al tiempo estipulado en el cronograma para cubrir variaciones y el tiempo de la garantía.
- Garantía: Incluye un periodo de garantía en el cual serán reparados sin costo los entregables del proyecto que presenten defectos.
- Soporte sobre entregables del proyecto: Se debe incluir un periodo de soporte después de la salida en vivo del proyecto. Este debe estar costeado en la propuesta de lo contrario pueden aparecer costos ocultos.
- Independencia laboral del contratista: Esto para evitar posibles demandas de los empleados del contratista en caso de que este no pueda responder por sus obligaciones con los estos.
- Afiliación de los empleados del contratista a seguridad social: Esto debe quedar estipulado en el contrato de lo contrario corres el riesgo de una demanda.
- Confidencialidad: Toda la información y documentos que entregues al contratista dentro del proyecto deben tratarse dentro de un marco de confidencialidad.
- Propiedad de los entregables: En el contrato debe ser explicito que la totalidad de los entregables del proyecto son de propiedad del contratante.
- Terminación del contrato: Se deben definir claramente las causales de terminación anticipada y normal del contrato.
- Fuerza mayor y caso fortuito: Define situaciones de fuerza mayor o caso fortuito que pueden impedir la continuación o determinar la finalización del proyecto sin que haya consecuencias para la partes.
- Multas: Esta es una clausula supremamente importante ya que permite cobrar multas al contratista en caso de incumplimiento de sus obligaciones. Estas multas deben estar respaldadas por una póliza de seguro que se pueda ejecutar en caso de incumplimiento reiterado del contratista.
- Pólizas: Entre otras se deben solicitar pólizas de Seriedad de la oferta, Buen manejo de anticipo (Si lo hay), Cumplimiento del contrato, Pago de prestaciones sociales, etc.
- Protección de datos. Esta cláusula se refiere al cumplimiento de la normatividad de protección de datos específica de cada país.
- Prevención de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo: Esta cláusula permite la terminación del contrato en caso de que la empresa contratista sea incluida en listas restrictivas.
- Notificaciones y domicilio contractual de las partes.
Una vez se ha preparado el contrato este debe firmarse por las partes.
2. Finalización del contrato.
Una vez se ha cumplido el objetivo del contrato y se ha cerrado el proyecto debe elaborarse un acta de finalización del contrato.
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[1] Ver sección 5 del documento 10 pasos para que su proyecto sea exitoso.
Autor : Juan David Castañeda Sánchez
Sobre el autor:
El Sr. Castañeda es Ingeniero Electricista de la Universidad Nacional de Colombia y Especialista en administración de la Universidad ICESI. Cuenta con más de veinte años de experiencia en estructuración, selección de proveedores, contratación y gerencia de proyectos en entidades del sector público y empresas privadas en Colombia, Bolivia, Brasil, Ecuador, Panamá , Perú y Venezuela.
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