Una de las razones por las que los proyectos se extienden mas allá de lo planeado y en algunas oportunidades no se concluyen es la solicitud reiterada de adiciones al alcance original sin ningún control. Es probable que esto te haya pasado alguna vez.
Precisamente, la Gestión de alcance del proyecto busca establecer esos límites para que únicamente se realicen las actividades necesarias para completar los entregables definidos.
A continuación te presentaremos los puntos que debes seguir para asegurar que esto no te pase.
1. Planea la gestión de alcance del proyecto.
Prepara el plan de gestión de alcance del proyecto. Este determina como se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.
2. Levanta los requerimientos y define los entregables.
2.1 Requerimientos
Define claramente los requerimientos de negocio[1] que va a satisfacer el proyecto, los entregables[2] que va a producir y cual será el procedimiento para la aceptación de estos entregables.
Normalmente los requerimientos se levantan mediante entrevistas o en talleres con las personas a cargo de los procesos de negocio. También es importante entrevistar a los dueños de los procesos de negocio y a los jefes de las áreas y a los jefes de estos hasta llegar al nivel jerárquico mas alto. Es importante no dejar por fuera los requerimientos de ninguno de los interesados.
Recomiendo como mínimo levantar la siguiente información sobre cada uno de los requerimientos:
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[1] Los requerimientos de negocio representan las funcionalidades o capacidades que la organización requiere que sean cubiertas por los entregables del proyecto.
[2] Un entregable es un documento, producto o servicio que el proyecto va a producir.
2.1.1 Ejemplos de requerimientos de negocio.
- Disminución del tiempo de atención al proveedor durante la entrega de mercancías.
- Optimización del número de operarios y equipos requeridos para el proceso de recepción de mercancías.
- Información asertiva para planificación del proceso de recepción de mercancías.
2.2 Entregables:
Prepara una matriz de entregables del proyecto con la siguiente información:
2.2.1 Ejemplos de entregables del proyecto.
- Funcionalidad para programación de citas para entrega de mercancía
- Funcionalidad para gestión de recursos humanos
- Reporte diario por hora de proveedores que van a entregar mercancía
2.2.2 Ejemplo de criterio de aceptación de entregables.
- a funcionalidad de programación de citas para entrega de mercancía será aceptada una vez se hayan probado exitosamente todos los casos de uso definidos para dicha funcionalidad.
2.2.3 Ejemplo de requerimiento de calidad
El tiempo de generación del reporte de proveedores que van a entregar mercancía no deberá tomar mas de un segundo.
3.Crea la Estructura de descomposición del trabajo EDT (WBS[1] por sus siglas en inglés)
La EDT muestra la descomposición del trabajo del proyecto necesario para producir los entregables del proyecto y así cumplir con los objetivos del mismo.
Figura 1. Ejemplo de EDT
La EDT debe detallarse hasta un nivel que permita controlar adecuadamente el proyecto por ejemplo.
1.2.1 Configuración Base
1.2.1.1 Realizar Configuración Base
1.2.1.2 Realizar pruebas unitarias
1.2.1.3 Realizar ajustes de errores encontrados en las pruebas unitarias.
1.2.1.4 Realizar pruebas y ajustes de funcionalidades con errores
1.2.1.5 Aceptar configuración base
1.2.1.6 E: Configuración Base.
Para cada una de las actividades de la EDT se deben definir: duración de la actividad, recursos requeridos, y costo . Esta información sirve como base para que en los procesos de gestión de tiempos se realice la secuenciación y se defina el cronograma del proyecto.
4. Define el alcance del proyecto.
Prepara un documento de alcance de proyecto que contenga:
Descripción del alcance
- Entregables del proyecto
- Criterios de aceptación de entregables
- Alcance excluido del proyecto
- Restricciones del proyecto
- Supuestos del proyecto
5. Controla el alcance.
Para evitar las situaciones indeseadas que mencionábamos al principio de este artículo es necesario controlar el alcance.
Para controlar el alcance se utiliza el procedimiento de control de cambios que se presenta a continuación.
Figura 2.Procedimiento de control de cambios.
- Cuando se identifican requerimientos que no están dentro del alcance se debe diligenciar una solicitud de cambio.
- Esta solicitud se ingresa al registro de solicitudes de cambio y se programa para ser analizada por el comité de control de cambios.
- La solicitud de cambio se analiza y se documenta en esta los recursos, tiempo y costo de implementarla. Usualmente se generan varias alternativas para implementarla.
- La solicitud se lleva al comité de control de cambios que la aprueba o rechaza si está dentro de sus atribuciones. Si por algún motivo el comité no está facultado para procesar la solicitud de cambio esta se lleva a una instancia superior quien la aprobará o rechazará.
- Las solicitudes de cambio rechazadas se archivan y se marcan como rechazadas en el registro de solicitudes de cambio. Las solicitudes aprobadas se incluyen dentro del alcance del proyecto, se actualiza la WBS, el cronograma del proyecto, presupuesto y los demás documentos del plan de gestión del proyecto.
6 . Valida el Alcance
La validación del alcance se refiere al procedimiento mediante el cual se irá formalizando la aceptación de los entregables del proyecto.
Una vez se finaliza un entregable se debe verificar que ha pasado por el proceso de control de calidad y que cumple con los requerimientos y criterios de aceptación. Si el resultado de la verificación es positivo
se procede a la aceptación del mismo generalmente mediante un acta o documento equivalente firmado por el gerente o el patrocinador del proyecto. Si se encuentran no conformidades en el entregable estas se reportan al responsable de este y se solicitan los ajustes necesarios
Autor : Juan David Castañeda Sánchez
Sobre el autor:
El Sr. Castañeda es Ingeniero Electricista de la Universidad Nacional de Colombia y Especialista en administración de la Universidad ICESI. Cuenta con más de veinte años de experiencia en estructuración, selección de proveedores, contratación y gerencia de proyectos en entidades del sector público y empresas privadas en Colombia, Bolivia, Brasil, Ecuador, Panamá , Perú y Venezuela.
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